01
Pro koho tyto zásady platí
Tyto zásady platí tam, kde určujeme, proč a jak se osobní údaje zpracovávají, což v terminologii GDPR znamená, že vystupujeme jako správce. To se týká tří skupin lidí.
- Návštěvníků webu svaroxlabs.com.
- Lidí, kteří nás oslovují ohledně spolupráce, a osob, se kterými jednáme u klientů a potenciálních klientů.
- Lidí, kteří se u nás ucházejí o práci.
Nevztahují se na osobní údaje, se kterými pracujeme uvnitř produktu nebo systémů klienta při jejich stavbě či údržbě. Tam vystupujeme jako zpracovatel podle pokynů klienta a na tato data se vztahují zásady ochrany osobních údajů daného klienta. Viz „Data, se kterými pracujeme pro klienty“ níže.
02
Co zpracováváme, proč a na jakém právním základě
Návštěvníci tohoto webu
Tento web nemá přihlašování, newsletter ani reklamu. Prohlížení po vás nic nechce a jediné osobní údaje, které návštěva vytvoří, jsou ty, které zaznamenává každý webový server. Web má kontaktní formulář; pokud se ho rozhodnete použít, to, co do něj napíšete, spadá pod „Poptávky, klienti a potenciální klienti“ níže.
| Co zpracováváme | Proč | Právní základ | Jak dlouho to uchováváme |
|---|---|---|---|
| Technická data o připojení zaznamenaná v serverových logách: IP adresa, datum a čas, požadovaná stránka, odkazující stránka, typ prohlížeče a zařízení | Abychom web doručili, udrželi dostupný a odhalili zneužití, například scraping nebo pokusy o zahlcení služby | Čl. 6 odst. 1 písm. f): náš oprávněný zájem na provozu a zabezpečení vlastního webu | Až 90 dní, poté smazáno nebo agregováno do anonymních statistik |
Poptávky, klienti a potenciální klienti
| Co zpracováváme | Proč | Právní základ | Jak dlouho to uchováváme |
|---|---|---|---|
| Vaše jméno, e-mailová adresa, telefon, pokud jej uvedete, firma a role, orientační rozpočet a časový rámec zvolený v kontaktním formuláři a obsah vaší zprávy | Abychom vám odpověděli, vymezili rozsah práce a připravili nabídku | Čl. 6 odst. 1 písm. b): kroky učiněné na vaši žádost před uzavřením smlouvy; čl. 6 odst. 1 písm. f) tam, kde píšete za firmu, ne sami za sebe | 3 roky od naší poslední komunikace, což odpovídá obecné promlčecí době podle českého práva, pokud se údaje nestanou součástí projektové dokumentace |
| Kontaktní údaje lidí, se kterými u klienta spolupracujeme, projektová korespondence, poznámky z jednání a záznamy o dodávkách | Abychom projekt vedli a doložili, co bylo dohodnuto a dodáno | Čl. 6 odst. 1 písm. b): plnění smlouvy; čl. 6 odst. 1 písm. f) u kontaktních osob, které samy nejsou naší smluvní stranou | Po dobu spolupráce a 3 roky po jejím skončení |
| Fakturační údaje: fakturační adresa, identifikační a daňové údaje firmy, bankovní spojení, faktury a záznamy o platbách | Abychom vystavili fakturu, dostali zaplaceno a splnili účetní a daňové povinnosti | Čl. 6 odst. 1 písm. c): plnění právní povinnosti | 5 let u účetních záznamů (zákon č. 563/1991 Sb.) a 10 let u daňových dokladů (zákon č. 235/2004 Sb.) |
Uchazeči o práci
| Co zpracováváme | Proč | Právní základ | Jak dlouho to uchováváme |
|---|---|---|---|
| Váš životopis a portfolio, kontaktní údaje, pracovní historii, odkazy, které nám pošlete, a naše poznámky a hodnocení z pohovorů nebo zadání | Abychom posoudili vaši přihlášku a vedli výběrové řízení | Čl. 6 odst. 1 písm. b): kroky učiněné na vaši žádost před možným uzavřením pracovní smlouvy | 6 měsíců po obsazení pozice nebo ukončení výběrového řízení |
| Tytéž materiály uchované pro budoucí pozice | Abychom vás oslovili, až se objeví vhodná role | Čl. 6 odst. 1 písm. a): váš souhlas, který můžete kdykoli odvolat | 2 roky od udělení souhlasu, nebo do jeho odvolání |
Nežádáme o zvláštní kategorie osobních údajů podle článku 9 GDPR (zdraví, biometrie, politické názory, náboženství, členství v odborech, sexuální orientace) a prosíme vás, abyste nám je neposílali. Vynechte je prosím ze životopisů i poptávek.
04
Odkud vaše údaje máme
- Přímo od vás, když nám napíšete, ucházíte se o pozici nebo s námi pracujete na projektu.
- Od vašeho zaměstnavatele nebo našeho klienta, když jste uvedeni jako kontaktní osoba, vlastník projektu nebo schvalovatel.
- Od vašeho zařízení: technická data o připojení popsaná výše, která vznikají automaticky při načtení stránky.
Nekupujeme kontaktní databáze a nesbíráme osobní údaje scrapingem kvůli budování akvizičních seznamů.
05
S kým údaje sdílíme
Osobní údaje neprodáváme a nesdílíme je pro cizí marketing. Zpřístupňujeme je pouze následujícím kategoriím příjemců a jen v rozsahu, který každý z nich potřebuje:
- Poskytovatelům služeb, kteří údaje zpracovávají naším jménem podle článku 28 GDPR: hosting webu, firemní e-mail a úložiště souborů a nástroje, ve kterých vedeme projekty a vystavujeme faktury. Každý z nich je vázán zpracovatelskou smlouvou, mlčenlivostí a našimi pokyny.
- Našim účetním, auditorům a právním poradcům, vázaným profesní mlčenlivostí.
- Orgánům veřejné moci, jako jsou soudy, finanční správa a dozorové úřady, tam, kde máme zákonnou povinnost údaje poskytnout, a nikdy nad její rámec.
- Nabyvateli nebo jeho poradcům, pokud by firma byla prodána či reorganizována, za podmínek mlčenlivosti a s tím, že se tyto zásady na předané údaje uplatní i nadále.
Zpracovatelé za kontaktním formulářem
Kontaktní formulář je jediné místo na tomto webu, kde nám osobní údaje předáváte přímo, takže zapojené poskytovatele jmenujeme, místo abychom je nechali skryté v kategoriích výše:
- Resend (Plus Five Five, Inc., Spojené státy) doručuje upozornění, které si sami posíláme e-mailem, když formulář odešlete. Tato zpráva nese vaše jméno, e-mailovou adresu, firmu, zvolený časový rámec a orientační rozpočet a text, který jste napsali, a nastavuje vaši adresu jako adresu pro odpověď, abychom vám mohli odepsat. Resend vystupuje jako náš zpracovatel podle článku 28 a obsah nepoužívá pro vlastní účely.
Poté, co vám odpovíme, žije poptávka dál v naší e-mailové schránce po dobu uvedenou výše. Nic z toho, co formulářem odešlete, nepoužíváme pro marketing a nezařazujeme vás do žádného seznamu.
06
Předávání mimo EHP
Upřednostňujeme poskytovatele, kteří data ukládají v Evropské unii. Tam, kde poskytovatel zpracovává údaje mimo EHP, se opíráme o jednu ze záruk podle kapitoly V GDPR: rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně pro danou zemi, nebo standardní smluvní doložky Komise spolu s posouzením předání a případnými dodatečnými opatřeními.
V praxi se to dnes týká jediného předání, a to upozornění z kontaktního formuláře zpracovávaného službou Resend ve Spojených státech, popsaného v předchozí části, které je kryté zpracovatelskou smlouvou obsahující standardní smluvní doložky.
Napište nám na adresu uvedenou výše a sdělíme vám, která záruka se na konkrétního poskytovatele vztahuje, a pošleme vám kopii příslušných doložek.
07
Data, se kterými pracujeme pro klienty
Stavba a údržba softwaru někdy znamená, že se dostaneme k osobním údajům uživatelů klienta: při migraci, při řešení produkčního incidentu nebo přes přístup do systému, který pro klienta provozujeme. V této roli jsme zpracovatel, ne správce, a platí jiná pravidla.
- Jednáme výhradně podle doložených pokynů klienta a nikdy pro vlastní účely.
- Pracujeme na základě písemné zpracovatelské smlouvy podle článku 28 GDPR uzavřené dřív, než je takový přístup udělen.
- Každý, kdo má přístup, je vázán mlčenlivostí a přístup je omezen na lidi, kteří jej pro daný úkol potřebují.
- Ve vývoji a testování dáváme přednost anonymizovaným nebo syntetickým datům a produkční data používáme jen tehdy, když úkol opravdu jinak udělat nejde.
- Subdodavatele zpracování zapojujeme jen se souhlasem klienta a přenášíme na ně stejné povinnosti.
- Po skončení spolupráce data podle volby klienta vrátíme nebo smažeme, s výjimkou případů, kdy nám jejich uchování ukládá zákon.
- Pokud zjistíme porušení zabezpečení osobních údajů týkající se dat klienta, oznámíme mu to bez zbytečného odkladu, aby stihl svou vlastní 72hodinovou lhůtu.
Pokud jste uživatelem produktu, na kterém jsme se podíleli, a chcete uplatnit svá práva k vašim údajům, obraťte se na firmu, která produkt provozuje, protože ta je správcem. Dejte nám vědět a nasměrujeme vás, ale s jejich daty nemůžeme bez jejich pokynu nakládat.
08
Jak údaje chráníme
Uplatňujeme technická a organizační opatření odpovídající riziku, jak vyžaduje článek 32 GDPR. V praxi to znamená:
- Šifrování při přenosu: web i naše interní nástroje běží přes HTTPS.
- Přístup podle potřeby znát, s vícefaktorovým ověřením u účtů, na kterých záleží, a s odebráním přístupu, jakmile někdo odejde z projektu nebo z firmy.
- Hesla a přístupové údaje uložené ve správci hesel, nikdy ne ve zdrojovém kódu nebo v repozitáři.
- Minimalizace údajů: nesbíráme pole, pro která nemáme využití, a mažeme to, co už nepotřebujeme.
- Povinnost mlčenlivosti v každé pracovní i dodavatelské smlouvě.
- Zálohy systémů, které provozujeme, a obnova, kterou testujeme, místo abychom ji předpokládali.
Žádný systém není dokonale bezpečný. Pokud dojde k porušení zabezpečení, které pravděpodobně bude znamenat riziko pro vaše práva a svobody, oznámíme to českému dozorovému úřadu do 72 hodin a tam, kde je riziko vysoké, vám to sdělíme přímo.
09
Jak dlouho údaje uchováváme
Konkrétní doby jsou v tabulkách výše. Princip za nimi je jednoduchý: osobní údaje uchováváme jen tak dlouho, dokud slouží účelu, pro který byly získány, plus po dobu, kterou vyžaduje zákon nebo kterou potřebujeme k obraně právního nároku. Po uplynutí doby jsou údaje smazány nebo nevratně anonymizovány.
10
Vaše práva
Podle GDPR nás můžete požádat o následující. Uplatnění těchto práv je bezplatné a žádné z nich nevyžaduje formulář ani právníka. Stačí e-mail.
- Přístup (čl. 15): získat potvrzení, zda o vás údaje zpracováváme, jejich kopii a informace o tom, jak a proč.
- Oprava (čl. 16): nechat opravit nepřesné údaje a doplnit neúplné.
- Výmaz (čl. 17): nechat své údaje smazat tam, kde už nemáme důvod je uchovávat. Neruší to naše účetní a daňové povinnosti k jejich uchování.
- Omezení zpracování (čl. 18): pozastavit zpracování, dokud se nevyřeší spor o přesnost údajů nebo o důvody zpracování.
- Přenositelnost (čl. 20): získat údaje, které jste nám poskytli, ve strukturovaném, strojově čitelném formátu, nebo je nechat předat jinému správci, je-li to technicky proveditelné.
- Námitka (čl. 21): kdykoli vznést námitku proti zpracování založenému na našem oprávněném zájmu. Zpracování ukončíme, pokud neprokážeme závažné důvody převažující nad vašimi zájmy. Pokud námitka směřuje proti přímému marketingu, ukončíme je bez výjimky.
- Odvolání souhlasu (čl. 7 odst. 3): tam, kde zpracování stojí na souhlasu, jej kdykoli odvolat. Odvoláním není dotčena zákonnost zpracování před odvoláním.
- Nebýt předmětem automatizovaného rozhodování (čl. 22): o vás nerozhodujeme automatizovaně a neprovádíme profilování, takže tohle právo tu nemá na co dopadnout.
K uplatnění kteréhokoli z nich napište na e-mailovou adresu uvedenou výše. Odpovídáme do jednoho měsíce od doručení žádosti, jak vyžaduje čl. 12 odst. 3; u složité žádosti můžeme lhůtu prodloužit o další dva měsíce a důvod vám sdělíme během prvního měsíce. Pokud máme skutečnou pochybnost o tom, kdo se ptá, můžeme si vyžádat informace k ověření vaší totožnosti a k ničemu jinému je nepoužijeme.
11
Změny těchto zásad
Tuto stránku aktualizujeme, když se změní to, co s osobními údaji děláme: nový účel zpracování, nová kategorie příjemců, jiná doba uchování. Datum nahoře vždy odpovídá aktuální verzi. Pokud se vás změna podstatně dotkne a máme na vás kontakt, dáme vám vědět přímo, místo abychom spoléhali na to, že si stránku přečtete znovu.
12
Kontakt
Dotazy k těmto zásadám nebo k čemukoli, co děláme s osobními údaji, směřujte na e-mailovou adresu uvedenou v horní části této stránky.