Acadsys: Od vyfocené faktury k zadanému platebnímu příkazu

Co jsme postavili

Acadsys je online řešení pro schvalovací workflow a digitalizaci dokumentů, mířené přímo na nejméně oblíbený objekt v každé firmě: dodavatelskou fakturu.

Je postavené jako konfigurovatelný systém, ne jako pevně daný. Každá firma schvaluje faktury jinak, podle oddělení, dodavatele nebo částky, a Acadsys tyhle rozdíly vyjadřuje konfigurací místo vlastní větve pro každého klienta. Pracovali jsme na frontendu i backendu: na schvalovacích procesech, správě dokumentů, uživatelích a oprávněních i na administraci, díky které je nasazení na míru vůbec možné.

Od nahrání po zaúčtování

Dokument nemusí přijít elektronicky. Vyfotíte ho nebo naskenujete a OCR ho rozpozná, najde podstatná data a vyplní pole, která se dřív přepisovala ručně.

Odtud to pokračuje dál, aniž by kdokoli něco přepisoval: data se exportují do široké škály podporovaných účetních systémů a platební příkazy vypadnou ve formátu, který očekává banka klienta. Právě tenhle souvislý úsek automatizace zkrátil zpracování dokumentů na polovinu.

Součástí je i brána pro dodavatele. Ti mají vlastní přístup a posílají faktury elektronicky, rovnou ve formátu připraveném ke schválení.

Schvalování, které se větví

Schvalovací proces směruje faktury podle dodavatele, výše platby i odpovědného oddělení, takže se faktura dostane k člověku, který ji skutečně smí schválit, ne do sdílené schránky.

Celý proces je průhledný a dohledatelný a systém sbíraná data automaticky archivuje. Právě tahle kombinace zabíjí selhání, které zná každé finanční oddělení: tichou dvojí úhradu téže faktury.

• Větvená schvalovací pravidla podle dodavatele, částky a oddělení
• Kompletní auditní stopa s automatickou archivací
• Prevence duplicitních a neschválených plateb
• Oprávnění podle rolí napříč celou organizací
• 100% webová aplikace s plnohodnotným mobilním zobrazením, použitelná všude, kde je prohlížeč

Kdo systém používá

Acadsys používají firmy jako BMW Slovakia, Avis nebo Payless, ale i malé podniky, které zpracují pár desítek dokumentů měsíčně. Obsloužit oba konce téhle škály bez zvláštního produktu pro každý z nich je právě ten důvod, proč je systém konfigurovatelný.