DOKUMENTENWORKFLOW
Acadsys: Von der fotografierten Rechnung zum erteilten Zahlungsauftrag
Eine Plattform für Freigaben und Digitalisierung, konfigurierbar genug, um zum internen Prozess jedes Kunden zu passen. OCR übernimmt das Tippen, die Prüfspur behält den Überblick.
Was wir gebaut haben
Acadsys ist eine Onlinelösung für Freigabeworkflows und Dokumentendigitalisierung, gerichtet auf das unbeliebteste Objekt jedes Unternehmens: die Lieferantenrechnung.
Es ist als konfigurierbares System gebaut, nicht als festes. Jedes Unternehmen gibt Rechnungen anders frei, nach Abteilung, Lieferant oder Betrag, und Acadsys drückt diese Unterschiede als Konfiguration aus statt als eigenen Zweig pro Kunde. Wir haben an Frontend und Backend gearbeitet: an den Freigabeprozessen, der Dokumentenverwaltung, Nutzern und Berechtigungen sowie an der Administration, die die kundenspezifische Passform überhaupt erst möglich macht.
Vom Upload bis zur Verbuchung
Ein Dokument muss nicht elektronisch ankommen. Fotografieren oder scannen genügt, dann erkennt es die OCR-Strecke, findet die relevanten Daten und füllt die Felder, die früher von Hand abgetippt wurden.
Von dort läuft es weiter, ohne dass jemand etwas neu eintippt: Daten werden in eine breite Auswahl unterstützter Buchhaltungssysteme exportiert, und Zahlungsaufträge entstehen in dem Format, das die Bank des Kunden erwartet. Genau diese durchgehende Automatisierung hat die Bearbeitungszeit halbiert.
Dazu kommt ein Lieferantenzugang. Lieferanten erhalten einen eigenen Login und reichen Rechnungen elektronisch ein, bereits im freigabefähigen Format.
Freigaben, die sich verzweigen
Der Freigabeprozess leitet nach Lieferant, Zahlungsbetrag und zuständiger Abteilung weiter, sodass eine Rechnung bei der Person landet, die sie tatsächlich freigeben darf, statt in einem gemeinsamen Postfach.
Der gesamte Prozess ist transparent und nachvollziehbar, und das System archiviert die erfassten Daten automatisch. Diese Kombination beseitigt den Fehler, den jede Finanzabteilung kennt: dieselbe Rechnung, still ein zweites Mal bezahlt.
- Verzweigte Freigaberegeln nach Lieferant, Betrag und Abteilung
- Vollständige Prüfspur mit automatischer Archivierung
- Verhinderung doppelter und nicht autorisierter Zahlungen
- Rollenbasierte Berechtigungen im gesamten Unternehmen
- 100 % Webanwendung mit vollwertiger Mobilansicht, überall nutzbar, wo es einen Browser gibt
Wer damit arbeitet
Acadsys wird unter anderem von BMW Slovakia, Avis und Payless genutzt, daneben von kleinen Betrieben, die ein paar Dutzend Dokumente im Monat bearbeiten. Beide Enden dieser Spannweite ohne ein eigenes Produkt je Seite zu bedienen, ist der Grund, warum das System überhaupt konfigurierbar ist.